La facilitation au quotidien

Les Facilitateurs d'Alsace (juin 2016)

Chez les Facilitateurs d’Alsace, nous proposons aux participants, non seulement de faciliter la rencontre s’ils le souhaitent, mais également de chroniquer leur expérience vécue. Pour parler de cette soirée consacrée à la facilitation au quotidien, voici donc témoignage de l’une des co-animatrices, Anne-Claire Peter (Carambar&Co).

La facilitation au quotidien. Voici le thème qui nous attendait Flo et moi pour la prochaine session. Nous nous étions portées volontaires… « mais dans quelle galère me suis-je embarquée »…. Le thème me paraissait très difficile.

Pourtant le processus de préparation est simple et sécurisant : les volontaires choisissent un thème d’animation qui a été déterminé lors d’une soirée géante de facilitation animée par Jean-Luc en septembre 2016. Puis l’équipe de volontaires novices, pour cette fois composée de Flo et moi-même établit, en solo, le design, c’est-à-dire le scénario de la soirée. Pour accompagner ces novices, une réunion de supervision est prévue avec les facilitateurs seniors qui composent l’équipe cœur.

En ce qui nous concerne, la soirée de supervision a quelque peu modifiée notre scénario original ! Cela nous a fait beaucoup rire, Flo et moi.

« C’est bien, ça construit la confiance en soi, en l’autre, en sa capacité à construire à deux. »

La veille de la réunion d’animation, nous revoyons ensemble la répartition des animations entre nous deux, lors d’une réunion téléphonique. Auront été nécessaires, en tout, 3 réunions en comptant celle de la supervision plus ce coup de fil final pour se caler. Je connaissais à peine Flo avant, et me voilà en train de construire une animation de 2 heures à 2. C’est bien, ça construit la confiance en soi, en l’autre, en sa capacité à construire à deux.

Le fameux soir, j’arrive en avance pour organiser les tables. Flo me téléphone pour me dire que son train a du retard. Mon cœur bat. C’est toujours ainsi avant un oral public. Pourtant j’ai l’habitude. Une membre de l’équipe cœur s’est chargée de l’accueil avec la liste des personnes inscrites, comme cela avait décidé dans la réunion commune de supervision. C’est chaleureux, ça sent l’amitié collaborative, la relation simple et coordonnée facilement.

« Ça y est, tout le monde est là. Nous nous lançons dans l’aventure »

Ça y est, tout le monde est là. Nous nous lançons dans l’aventure. Pas si aventureuse que ça, puisque tout a été écrit, minuté et prévu grâce à la méthodique Florence.

Il est prévu que Bernard présente notre collectif, Les facilitateurs d’Alsace. Il prend la parole. Mais Bernard dépasse son rôle et commence à nous présenter, à égrener les valeurs de notre collectif. Flo me regarde en fronçant les sourcils : il dépasse son texte ! Je suis morte de rire.

C’est notre tour : nous nous présentons rapidement et nous invitons les personnes à se placer dans l’espace de la pièce en fonction de ses origines. Cela ouvre des questions. « De quelles origines tu parles ? » Quelques bousculades plus tard, les personnes éparpillées dans toute la pièce commentent ainsi leurs situations géographiques. Parfois très inattendues !

Vient alors le vrai début : Nous vous proposons de choisir un thème entre :

  • Amis/ famille
  • Copropriété, et appartement partagé. Là, ma langue fourche, et je communique sur le «flat sharing». Zut, il faut que je parle en langage clair, à la portée de tous… De manière très amicale on me rappelle à l’ordre de la communication compréhensible par tous. Ça rit dans la salle. Moi aussi.
  • Famille/ amis

Les participants se regroupent autour de 5 tables (contre 3 prévues initialement) qui indiquent les thèmes à travailler.

« Est-ce que les personnes présentes, venues un soir de semaine pour s’entraîner sur ces techniques de facilitation vont accrocher à une explication didactique ? »

Flo leur présente le processus du co-développement qu’elle avait pris soin d’écrire auparavant sur paper-board. C’est le moment délicat de l’affaire. Est-ce que les personnes présentes, venues un soir de semaine pour s’entraîner sur ces techniques de facilitation vont accrocher à une explication didactique ? J’entends Flo donner la définition de la facilitation que nous avons copiée du site de l’IAF, à l’origine de notre collectif.

  • La facilitation est un ensemble de techniques qui permettent à un groupe de coopérer efficacement. Elle donne la possibilité à chaque personne de s’exprimer, de trouver sa place et de s’engager.
  • La facilitation est utile dans des problématiques complexes. Elle est efficace lorsqu’il y a un grand nombre de parties prenantes :
    • conduite du changement
    • programmes de transformation
    • créativité
    • recherche de consensus
    • démarches participatives… 
  • Les méthodes employées sont pour parties des outils bien références : forum ouvert, world café, proaction café, enquête appréciative, futur search, cercle de dialogue… pour parties des méthodes conçues spécialement pour la question à traiter.

Personne ne bronche. Pas une grimace. Elle enchaîne avec vivacité et dynamisme sur le processus du co-développement. Tout le monde acquiesce. Cette fille est formidable. Elle a réussi à faire passer une description théorique avec telle persuasion que cela a intéressé tout le monde. C’est ça aussi, l’art de la préparation.

« Le processus est volontairement «timé» de manière courte car, selon les seniors de la facilitation, une pression temporelle bon enfant favorise la production de solutions, d’idées et de mise en œuvre. »

Je rajoute : Le processus est volontairement «timé» de manière courte car, selon les seniors de la facilitation, une pression temporelle bon enfant favorise la production de solutions, d’idées et de mise en œuvre. Ouf ! Moi je n’avais pas préparé cette phrase. Elle venait d’un enseignement que Marcellin (un superviseur) avait partagé avec nous lors d’une précédente journée.

A la table 1, on me pose une question : « Comment choisissons-nous notre thème précis ? ». Je leur explique que le mieux est d’échanger au sein du groupe pour identifier et choisir un porteur de thématique qui sera plus moteur pour pousser la table à trouver des solutions. Je sens que ma réponse convient à moitié, mais honnêtement je ne sais pas comment accompagner ce point !

Florence fait le tour des tables. On «monitore»…en vrai, ça veut dire qu’on est attentives à chaque table pour voir si cela se passe bien.

Il est temps d’intervenir et Florence propose de passer à la phase des questions de clarification. Elle s’approche de moi, à voix basse : « A la table 2, je suis embêtée car une fille a choisi une problématique personnelle. ». Mon regard se tourne vers la table en question : « Est ce que les autres membres ont l’air piégés ? » Ça n’a pas l’air, et Florence a mieux suivi que moi la discussion. Elle écoute avec attention les discussions pour évaluer la nécessité d’intervenir ou pas.

De mon côté, je gère un groupe d’anarchistes : c’est une grosse partie des facilitateurs senior qui se sont regroupés ensemble. Ils déclarent qu’il y a trop de bruit dans la salle, et filent s’installer dehors. Cool… Quelle doit être ma réaction ? Ces facilitateurs seniors sont sensés pouvoir intervenir si la soirée dérape. Car cela est arrivé ! Une fois, il y a eu un gros, un très gros désordre de groupe. Les facilitateurs novices s’en souviennent encore. Depuis, un processus de monitoring a été établi pour éviter ces désordres géants. Oui, la facilitation en groupe exige technique, entraînement et expérience pour ne pas se laisser débordés.

« Je ne dois pas perdre mon rôle de superviseur entre les tables. J’opte donc pour «la maîtrise de la situation», «je gère», laisse ces anarchistes prendre leurs aises et poursuis mes allers retours entre les tables. »

En dehors de cet aspect, je ne dois pas perdre mon rôle de superviseur entre les tables. J’opte donc pour «la maîtrise de la situation», «je gère», laisse ces anarchistes prendre leurs aises et poursuis mes allers retours entre les tables.

On passe à l’étape suivante de reformulation, puis à celle d’après de propositions de solutions qui est évaluée à 15 minutes.

Les anarchistes sont rentrés, il faisait trop froid, mais ils restent à l’extérieur de la salle principale. La table où une fille avait posé une problématique personnelle semble discuter sérieusement. A une autre table, je vois quelque chose qui m’épate. C’est maintenant la troisième fois que j’observe cette pratique : une fille prend des notes sur un joli cahier, sous forme de schéma et de dessins. Ce n’est pas du tout un texte avec des alinéas. Ce sont des mots transformés en dessin, le tout avec sa trousse personnelle de feutres de couleurs. Je suis véritablement épatée et cela me donne très envie. Cela sent l’intelligence de l’explication plus rapidement mémorisée, comprise et communiquée. Dés le lendemain, dans mon usine, je passe à l’action et lors d’une réunion j’ai commencé à m’entraîner à prendre des notes ainsi…On me regarde avec intérêt.

C’est le moment du débrief en plénière : chaque table débriefe du contenu et Flo les sollicite pour avoir un regard sur «comment ça c’est passé» au-delà de la réponse laconique «bien».

Le premier groupe explique avoir aidé un des participants à anticiper son week-end avec trois couples d’amis. Le deuxième présente sa problématique : Comment trouver des prospects pour développer son auto-entreprise. Le troisième groupe a traité le cas de jardins partagés : comment s’organiser.

Finalement, le meilleur moment n’est pas celui du débrief devant le paper-board, somme toute assez formel. Il vient quand une fille de la table où il y a eu la problématique personnelle explique : « On a beaucoup progressé, j’ai trouvé ça super ! ».

Elle continue en expliquant que les interactions du groupe ont été enrichissantes pour toutes, que cette forme de concentré a donné de bons résultats. Cela appelle d’autres interventions : « Moi, je trouve qu’il aurait fallu nous donner une méthode pour choisir la problématique. » Cela vient de la table que j’ai laissée sans avoir donné de directives. Ce gars voulait une méthode supplémentaire. Oui, c’est bien de vouloir ainsi, mais il y aura toujours une part laissée à la conciliation naturelle, spontanée.

Le groupe de facilitateurs senior anarchistes, rentré dans la salle pour jouer son rôle n’intervient pas.

L’un d’entre eux fait un débrief général à la fin, assez bienveillant.

Nous demandons à tous de se placer sur des papiers posés à terre en choisissant celui qui convient le mieux à leur évaluation de la soirée :

« Boîte à outil », « Cadeau », « Prise de tête », « Ennui ». Très grosse majorité pour la boîte à outils, quelques cadeaux et 3 « ennui » qui expliqueront plus tard leur évaluation.

Avant de passer à table où se sont inscrits 70 % des participants, ça discute beaucoup dans la salle.

C’est la quatrième fois que nous venons ici : je suis très contente de ce lieu, au club house de l’ASÉS Football à la Canardière. Les jeunes bénévoles nous accueillent avec beaucoup de sympathie et d’organisation. Ce sont eux qui font le repas, servi copieusement.

Le repas est fait de rires, rires, rires. C’est entre joyeux et très joyeux. Voire extrêmement joyeux. Cela sent l’amitié et le plaisir d’être ensemble.

« Pour un groupe qui se connaît à peine, le fait de s’être entraînés sur des techniques collaboratives développe la joie et la bienveillance naturelles. »

Rendez vous le 5 septembre 2017 pour une nouvelle séance expérimentale qui nous permettra d’aborder les grands groupes avec l’aide du forum ouvert ! »


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