6 mars 2018, Les Facilitateurs d’Alsace se retrouvaient pour une seconde rencontre préparatoire à l’événement public qu’ils ont programmé le 9 juin prochain sur la thème du bonheur. Au programme : Comment nous approprier les méthodes de facilitation pour oser animer une rencontre !
Cette rencontre, conçue et facilitée par Véronique Balestra (Préfecture du Bas-Rhin / Brasserie des idées) et Aude Choffel (Office de tourisme de Strasbourg), visait à prototyper l’événement public du 9 juin afin de permettre à chacun d’expérimenter la facilitation sur la thématique du bonheur. Les méthodes qui ont inspiré leur facilitation : immersion, persona, idéation. Voici leur chronique de la soirée.
Le 6 mars : la visite virtuelle de la Place de la République
Quelques jours avant la rencontre de ce soir, nous avons invité par courriel les participants inscrits à choisir une photo d’un élément emblématique pour eux de la Place de la République à Strasbourg. Lors de cette soirée du 6 mars, ils vont designer des ateliers qui se dérouleront sur la Place et il est essentiel qu’ils se représentent les lieux.
Toute bonne facilitation débute par une séance brise-glace (icebreaker) et, ce soir, c’est essentiel car nous allons mobiliser l’intelligence collective des participants pour prototyper des ateliers.
Pour donner le ton et le temps aux participants de faire connaissance, une fois leur nom écrit sur un badge, ils déambulent pour accrocher leur photo ou dessin (réalisé in situ pour ceux qui n’ont pas de photo) sur une corde à linge tendue le long de la pièce.
Un joyeux brouhaha, n’a pas tardé à emplir la grande salle du club-house de la section Foot l’Association Sportive d’Électricité de Strasbourg.
Les participants avaient reçu comme consigne d’engager la conversation avec 3 autres personnes pour leur parler de la photo qu’ils et elles avaient choisi pour représenter la Place.
Cette « visite guidée virtuelle » de la Place a ainsi donné sensiblement le même résultat qu’une visite « pour de vrai », permettant de faire rapidement connaissance. Les nombreuses visions de la place présentées ont richement nourri les échanges.
Les Facilitateurs d’Alsace
Passé ce temps d’accueil, et pour poser le cadre, Catherine Zuber a présenté en préambule l’origine et les valeurs du groupe Les Facilitateurs d’Alsace. Créé pour promouvoir l’intelligence collective, ce collectif propose à tous ceux et celles qui le souhaitent, d’expérimenter les techniques de facilitation dans un cadre bienveillant !
Marcellin Grandjean (Hopla Facilitation) a ensuite rappelé les étapes restantes avant l’aboutissement de l’évènement public sur la facilitation fixée au 9 juin. La soirée du 6 mars sera suivie d’une rencontre début avril avec les aspirants pilotes d’atelier qui se seront manifestés ce soir en fin de rencontre.
L’annonce du déroulé de la soirée
C’est à nous de présenter notre démarche en trois temps, inspirée des approches du co-design.
- L’immersion sur le terrain : être concret, dans la réalité et représenter la Place de la République et les différents flux de passage.
- La connaissance des passants de la Place de la République : se mettre dans les pas des personnes qui fréquenteront la Place le 9 juin prochain, et auxquelles il faudra donner envie de participer aux ateliers 🙂
- L’émergence de prototypes d’ateliers concrets : co-construire des ateliers adaptés aux habitudes des passants et à la créativité des facilitateurs en reprenant les quatre orientations choisies lors de la soirée du 5 décembre dernier :
1/ Partager avec le plus grand nombre ;
2/ Faire connaître et diffuser la facilitation ;
3/ Créer l’ambiance, la surprise, donner le ton afin de donner envie aux passants de vivre l’événement ;
4/ Agir et interagir.
Premier atelier : représenter la Place de la République le jour de la manifestation
Les participants se répartissent autour de quatre tables.
A l’aide d’un plan A3 de la place de la République et de matériel créatif (Lego, pinces à linges, stylos de couleur, papier Kraft), chaque groupe doit représenter les bâtiments, leurs fonctionnalités, les infrastructures environnantes, ainsi que les flux de passants.
L’étape suivante consiste pour le groupe à identifier les emplacements les plus adaptés pour les animations à proposer en juin.
Une façon pour chacun de se projeter le jour de la manifestation et de chercher ensemble les emplacements les plus pertinents à cette manifestation. On a ainsi renoncé à situer des ateliers sur l’allée centrale qui relie l’Avenue de la Paix à la Place Broglie, un espace fort apprécié des cyclistes !
Deuxième atelier : se mettre dans les pas des passants de la Place de la République en jouant le rôle d’un passant imaginaire, « le persona »
Chaque groupe a à sa disposition 8 cartes de personae : le jour de la manifestation, un samedi, on sait que l’on croisera sur la Place de la République des touristes accompagnés de leur guide, des étudiants se rendant à la Bibliothèque Nationale Universitaire de Strasbourg, … Autant de profils-types de ces personnes ont été réalisés à partir de données observées et on y trouve des détails sur leurs habitudes de déplacements et leur vision du bonheur.
Peut-être avez-vous d’ailleurs déjà croisé des passants qui leur ressemblent ? Kensucké, le touriste japonais passionné d’histoire ? Jacqueline, la guide conférencière maître du temps ? Tony, l’étudiant en 2ᵉ année de sociologie ? Mathieu, l’énarque ? Denise, la grand-mère passionnée d’art ? Jack, le chanteur de rue rebelle ? Lola, la lycéenne amoureuse ? Benjamin, le militaire en service ? Ou encore Jean-Marc, le cycliste convaincu ?
Chaque participant choisit le persona qu’il souhaite incarner pour la soirée et passe ensuite un peu de temps pour entrer dans la peau du personnage, en prenant connaissance de ses particularités.
Deux personnes du groupe sont également identifiées comme « facilitateur Chef » ou « Photographe ». Ces deux missions complètent le rôle incarné par le choix d’un persona.
Troisième étape : co-construire des ateliers, en tenant compte des attentes de chacun des personas, et en respectant les thématiques définies en décembre.
Chacun des personas est invité à exprimer son idée du bonheur et ses priorités pour cette journée du 6 juin prochain.
Puis, des idées d’ateliers sont proposés et sont testées avec les personas qui émettent des avis, observations ou suggestions. Concrètement, les membres du groupe interrogent sur leurs préférences successivement Denise la retraitée, Kensucke le tourisme Japonais. Cette confrontation des priorités de chaque persona, qui a surpris au début des travaux, a finalement rencontré une forte adhésion et a permis de co-construire ces ateliers .
A la fin, chaque groupe complète une fiche-atelier en désignant un responsable chargé de suivre le montage de l’atelier jusqu’au jour J, et en décrivant concrètement l’atelier proposé. Puis, il présente son projet au reste des participants présents.
Quatre prototypes d’ateliers ont été co-construits
La mélodie du bonheur ou le bonheur est dans la place, ou un tramway nommé bonheur (Fanny, Anne-Claire, Jean-Luc, Catherine, Muriel, Marcellin et Laurence).
Cet atelier débute par une déambulation dans le tram afin de déclencher un rire collectif et d’attirer les passagers vers le lieu de la manifestation. Sur place, les passants pourront répondre à la question « C’est quoi le bonheur au quotidien ? » et illustrer leurs idées grâce au dessin et à des enregistrements audio ou vidéos. Les enregistrements seront ensuite diffusés sur la page Facebook des Facilitateurs d’Alsace. Les dessins viendront compléter une guirlande exprimant tous les symboles du bonheur collectés. Un concours de rires ainsi que des impros musicales seront également proposées.
Regards croisés sur le bonheur (Hélène, Déborah, Aracelli).
L’exercice proposé consiste à partager sa vision du bonheur en trois binômes, tournant successivement sur la Place à partir de photos et dessins afin d’aider les passants à libérer leurs paroles et à créer des liens entre eux.
Le cri du bonheur (Bernard, Carole et Elise).
Il s’agit de construire un mur d’expression entre les arbres de la Place : affichage des petits bonheurs du quotidien et de nos grands bonheurs de demain. Ces deux « murs » se font face et un poète « crieur de rue » déclamerait les créations à l’assemblée.
Être acteur du bonheur collectif (Gilles, Dan, Jérôme, Solène, Valérie, Catherine, Fabien et Aurore).
Cet atelier se déroule en 4 phases :
- Phase 1 : Quel est votre plus beau souvenir de Strasbourg ? Et le lieu précis où vous avez expérimenté le bonheur ?
- Phase 2 : Quels sont vos rêves de bonheur ?
- Phase 3 : Pouvez-vous le dessiner ? Quelle couleur ? Quelle forme ?
- Phase 4 : Création d’un panneau avec l’ensemble des éléments recueillis.
La soirée se termine par un partage des impressions de chacun
Marcellin clôture la soirée en rappelant la prochaine rencontre début avril qui réunira les pilotes des quatre ateliers et qui aura pour sujet la coordination opérationnelle des ateliers lors de la manifestation du 9 juin prochain.
Le making off de la conception et du déroulé de la facilitation du 6 mars 2018
Comment en êtes-vous arrivées à faciliter cette rencontre ?
Véronique : Nous faisions toutes les deux parties du groupe facilité par Bernard Bloch qui a proposé le concept d’un événement autour du bonheur en septembre. Nous étions donc déjà un peu impliquées sur le sujet.
Aude : A la fin de chaque rencontre publique, les organisateurs lancent un appel auprès des participants pour que se désignent les facilitateurs de la séance suivante. Véronique et moi nous sommes proposés lors de la dernière rencontre du 5 décembre dernier.
Est-il nécessaire d’avoir déjà facilité ?
Aude et Véronique : Pour faciliter, il faut surtout en avoir envie et ensuite se lancer ! Pour être honnêtes, faciliter une soirée dans ce cadre, c’est un luxe ! Nous avons été coachées par des pros de la bienveillance : Bernard, Marcellin, Valérie, Catherine, Hélène… tous facilitateurs chevronnés qui, font partie de l’équipe-cœur du collectif Les Facilitateurs d’Alsace. Au cours de la réunion préparatoire, nous avons interrogé et précisé la commande passée le 5 décembre 2017, et cela nous a été très utile 🙂
Qu’est-ce que la réunion préparatoire avec l’équipe cœur des Facilitateurs d’Alsace vous a apporté concrètement ?
Aude : Cette rencontre nous a apporté l’essentiel !
Véronique : Le travail effectué en décembre avait permis de générer des idées un peu folles, belles et très généreuses. Il ne s’agissait ni plus ni moins que de concrétiser un état d’esprit, et nous avons utilisé l’intelligence collective des participants pour y contribuer 😉
Aude : Au cours de cette séance préparatoire, nous avons décidé que notre objectif serait d’aider le groupe à concevoir des ateliers pour l’évènement public du 9 juin, aussi bien sur le lieu de la manifestation (Place de la République) qu’au niveau des zones de passage des passants que nous allons rencontrer sur place au moment de l’évènement.
Véronique : Quant à la méthode pour amener les membres du groupe à se sentir « en sécurité » afin de leur permettre de libérer leur créativité pour construire l’événement public, nous avons choisi de tester le prototypage et la reproduction des parcours usagers (Personna, Design, Ux…). Nous avons utilisé les supports méthodologiques développés par le Secrétariat Général à la Modernisation de l’Action Publique, devenu depuis la Direction Interministérielle de la Transformation Publique. (http://commentfaire.modernisation.gouv.fr/)
Aude : A posteriori, il est évident que la préparation et le mentoring bienveillants offert par l’équipe-cœur des Facilitateurs d’Alsace participent grandement de la réussite le jour J.