Café Parlote de février 2020

Le 25 février, Les Facilitateurs d’Alsace étaient de retour Au coin des Kneckes pour leur Café Parlote mensuel.

En guide de check in, Bernard propose aux participants de synthétiser leur état d’esprit « ici et maintenant », non pas avec un adjectif comme c’est souvent le cas, mais à travers un verbe, conjugué ou non. Après les premiers regards interrogateurs, chacun prend un post it pour traduire son sentiment présent : « Explorons ! », « Agir », « (que tu) conquières ! », « Devenir », « J’aime », « Butiner », « Rencontrer », « Mobilisé », « Inquiète ».

Ce premier exercice conforte les organisateurs de l’appétence et de l’envie des volontaires du soir de participer activement à ces deux heures de partage d’expériences de facilitation.

Le modèle du Café Parlote satisfaisant tous les mois les participants, la recette reprend les mêmes ingrédients. Les participants ont d’abord cinq minutes pour réfléchir individuellement et noter sur des post it leurs expériences récentes, bonnes et plus délicates, ainsi que des outils qu’ils ont découverts ou testés.

Chaque participants a ensuite une minute pour lire tous ses post it.

Des tops

• Une réunion de travail participative avec des collaborateurs qui n’ont pas l’habitude de pouvoir véritablement échanger avec leurs collègues et managers
• Créer et organiser une foire-hackathon du service client à Dubaï dans quelques mois
• Une communauté Transformation réunie chez Steelcase pour un lieu et des ateliers adaptés pour comprendre la dimension collaborative induite par le mobilier
• Un groupe de travail bossant sur la lettre de mission d’un facilitateur interne à l’entreprise
• Une seconde soirée professionnelle organisée à Strasbourg pour de l’idéation sur le thème C’est quoi un commerçant en 2030 ?
• La facilitation autour du MBTI pour faire prendre conscience à chacun de la force des différents profils psychologiques au sein d’une même équipe
• Des outils de facilitation pour faciliter la rencontre avec d’éventuels clients

Des flops

• Un temps de « purge » imprévu mais nécessaire qui a plombé le timing prévu initialement, d’où la nécessité de bien connaître le contexte et le profil des participants à une session mobilisant l’intelligence collective
• Une session où j’ai perdu le contact avec les participants, me retrouvant en « désalignement » avec le groupe
• Je me suis fais prendre au « BISA » (« je peux le faire » en indonésien) en faisant confiance à une personne pour préparer une facilitation et j’ai tout dû faire en dernière minute en réalité
• Un mauvais timing avec une équipe qui a mis longtemps à démarrer, avec beaucoup de frustration
• Le manque de répondants quand je’ai demandé à plusieurs centaines de participants de compléter un fichier partagé en ligne après un grand événement
• Difficulté quand je démarche des clients en tant que coach et qu’ils me répondent qu’ils se débrouillent en interne pour faciliter
• Mal apprécier un double agenda : faciliter au niveau 1 et me rendre compte que le problème est au niveau 2 (dynamique d’équipe)

Et beaucoup d’outils de facilitation

• Un check in avec un « verbe » pour traduire son état d’esprit, comme nous venons de le faire il y a quelques minutes !
• « Totem », une construction collective (à ne pas confondre avec le jeu Totem évoqué lors du Café Parlote de janvier)
• Deepl, un site et une appli de traduction
• « Passe à ton voisin », un icebreaker mais pas que
• La question : « Est-ce que quelqu’un partage cette opinion ? »
• En début de session collective, demander si les participants sont d’accord de se tutoyer et respecter ceux qui ne le souhaitent pas. Le tutoiement brise en effet rapidement la glace entre des personnes ne se connaissant pas
• Utiliser une bibliothèque de visuels et dessins simples
• Lumina Splash, une appli poour prendre conscience de qui on est
• Le photolangage pour exprimer notamment des émotions
• Une grille « On continue » / « On arrête » / On tente » : chaque participant enrichit la carte avec ses ressentis et l’ensemble représente un point d’étape structurant
• Prénom Stories, en guise d’icebreaker (un outil évoqué en septembre dernier et mis en oeuvre lors du Café Parlote d’octobre 2019)
• 2 petits exemples de « Out oh the box » pour penser autrement
• Imagin’Avenir
• Le livre « Passer en mode workshop agile« 

Sélectionner et approfondir des thèmes évoqués lors de ce Café Parlote

A l’issue de tous ces témoignages potentiels, le groupe doit se mettre d’accord pour creuser un premier témoignage et apprendre de cette expérience. Bernard propose d’appliquer le vote par consentement, histoire de gagner du temps. Il demande à quelqu’un sur quel thème évoqué il aimerait en savoir plus. Puis, il demande aux autres si’ils n’y voient pas d’inconvénient, et si c’est le cas, alors on traite ce thème.

Le premier thème sélectionné est Totem

Cathy explique que Totem réunit entre 4 à 10 participants et qu’elle leur met à disposition des matériels (bâton,  cerceau, tissu, feutres, attaches, …).

Le jeu consiste pour les participants à construire un totem de deux mètres de haut qui représentera leur propre dynamique de groupe

L’objectif ? Les aider à converger pour donner du sens à leur action, en mobilisant leur intelligence collective, tout en contribuant à installer leur cohésion de groupe.

Compter une heure pour la présentation et la construction du totem, puis une demi-heure pour le débriefing : prendre conscience de l’organisation, comment on a collaboré, y a-t-il un leader, une image qui nous représente, …

Cathy explique que souvent, ce totem est gardé comme emblème du groupe et rapporter à chacune de leurs rencontres.

Transformer une réunion managériale descendante en une réunion participative

C’est ensuite Benoît à qui il est demandé de préciser le top qu’il évoquait précédemment. En fait, au sein de son entreprise, Benoît et un manager complice transforment peu à peu des réunions managériales descendantes en des réunions participatives avec des personnes qui n’en ont pas l’habitude. Et pour cela, il part du principe que la facilitation ne doit pas être réservée à de grands événements pour être appliquée dans la vie quotidienne de l’entreprise, en assurant un design des réunions de travail et en mettant des outils de facilitation à profit pour répondre aux besoins des métiers.

Benoît évoque également l’intérêt du photolangage pour adirer les participants à exprimer leurs émotions, ce qui n’est pas l’habitude dans le monde industriel.

Passe à ton voisin

Valérie présente un outil qui a suscité un vif intérêt des facilitateurs présents. Elle distribue une feuille vierge par personne, puis va demander à chacun de dessiner un élément avant de passer la feuille à son voisin.

Dans l’ordre, Valérie demande ainsi à chacun :

• de dessiner une forme qu’évoque le thème dès Facilitateurs d’Alsace, puis de passer la feuiller à son voisin
• de transformer la forme en un objet, puis…
• de dessiner un contexte autour de l’objet, puis…
• d’ajouter une action, un mouvement, puis…
• de résumer le dessin en un seul mot, puis…
• enfin de  créer une phrase en utilisant a minima « Les Facilitateurs d’Alsace » et le mot inscrit

Les dessins et les phrases produites sont surprenantes (en gras le mot-clé) :

• Les Facilitateurs d’Alsace, un appétit qui fait « miam » dans un monde de requins
• Les Facilitateurs d’Alsace sont flexibles comme un poulpe et plongent dans l’océan collaboratif
• Le Facilitateurs d’Alsace Circus : tous les mois à Strasbourg
• Les Facilitateurs d’Alsace font un effort pour démultiplier la mobilisation de l’intelligence collective
• Le boulanger nourrit les corps, Les Facilitateurs d’Alsace nourrissent l’esprit
• Les Facilitateurs d’Alsace n’ont pas inventé la lune mais la neige
• Les Facilitateurs d’Alsace se lâchent et courent après le fantôme qui dégueule
• Les Facilitateurs d’Alsace : des échanges en toute convivialité
• Les Facilitateurs d’Alsace sont en pleine conversation de partage de leurs outils

La difficulté de faire vivre un outil collaboratif

Le temps de la session s’approchant de la fin, Bernard propose à Stéphanie d’aborder l’un de ses flops car les participants présents semblaient avoir beaucoup de remarques et de conseils à lui apporter. Et pour fluidifier les échanges, Bernard propose rapidement à chacun de se saisir du bâton de parole (apporté par Valérie) lorsqu’il veut s’exprimer. Les participants sont quasi-unanimes pour convenir qu’il vaut mieux utiliser un outil collaboratif, même  numérique, pendant les rencontres effectives. Un participant suggère même d’organiser une forme de tour de rôle afin d’inciter à apporter sa pierre à l’édifice. Concernant le numérique, certains facilitateurs rappellent qu’il y a des personnes y restant réfractaires et qu’il convient de prendre en compte ce biais potentiel.

Check out : un sport ou un loisir pour évoquer sa forme du moment

Il est 20h50 et Bernard propose de clore ce nouveau Café Parlote par un check out inédit, demandant à chacun évoquer son état d’esprit présent sous forme d’un sport ou d’un loisir.

Voyage, ski, slalom en ski, vol à voile, boxe, basket, ping-pong, ballet, starting-blocks de triathlon, saut en parachute… la photographie finale représente bien les apprentissages et la zénitude collective.

Participaient également à Café Parlote de février 2020 : Monique, David, Jocelyne, Claude et Isabelle.