Le 28 mai 2020, Les Facilitateurs d’Alsace proposaient un Café Parlote, adapté à la conjoncture sanitaire. Nom de code : Écrans Parlote. Au programme : la découverte de Klaxoon.
Et oui, Covid-19 oblige, le collectif des Facilitateurs d’Alsace adapte ses activités à la situation. Après un Rendez-vous surprise qui a réuni plus de 50 participants à distance via Teams, les Facilitateurs d’Alsace proposaient un Écrans Parlote affichant deux promesses : découvrir un autre outil de facilitation à distance ; réfléchir à une problématique justement induite par la nouvelle nécessité de faciliter à distance des sessions d’intelligence collective.
En préparant la session, Bernard, David, Marcellin, Isabelle et Valérie ont opté pour la découverte de Klaxoon. Du coup, Bernard a demandé l’appui de son collègue Bertrand pour participer au design et animer la séquence sur Klaxoon.
Last but not least, il a aussi demandé après-coup à Bertrand d’assurer la chronique de ce premier Écrans Parlote. Alors lisons-là.
Les Facilitateurs d’Alsace se familiarisent avec Klaxoon, une chronique de Bertrand B.
Mi-mai, Bernard m’a proposé, si j’en étais d’accord, de faire découvrir Klaxoon lors d’un Écrans Parlote des Facilitateurs d’Alsace. Je connaissais déjà ce Collectif qu’il a co-créé avec des ami-e-s et j’avais participé à quelques rencontres qu’ils avaient proposés. L’idée de leur faire découvrir Klaxoon me tentait bien, sachant que je commence à beaucoup l’utiliser dans le développement de nos projets professionnels.
2 séances préparatoires
Pour préparer cet Écrans Parlote, nous nous sommes réunis deux fois via Teams, avec les organisateurs.
Si l’histoire récente nous a bien appris quelque chose, c’est que la transition numérique déjà bien entamée permet de maintenir les liens entre les hommes. Et, au-delà des liens, elle permet également de continuer à nous permettre de nous challenger les uns les autres et à construire ensemble les solutions de demain ! C’est dans ce contexte que les Facilitateurs d’Alsace se sont retrouvés lors de leur dernier Café Parlote, renommé pour l’occasion en Écrans Parlote, notamment pour mieux découvrir Klaxoon, l’outil numérique qui a fait beaucoup fait parler de lui ce dernier trimestre.
Un peu dévoyé de son utilisation première de support de réunion dynamique et pas forcément dématérialisée, Klaxoon propose notamment un paperboard géant interactif, permettant de lier les esprits bouillonnants à distance, tout en évitant les effusions de voix grésillantes induites par des connexions pas toujours à la hauteur. Et malgré quelques réticences – plutôt marquées, avouons-le dès maintenant – chez certains designers de la séquence, l’envie de s’offrir une pleine heure sur l’outil a rapidement mis les troupes en accord.
C’est la même envie qui nous a poussés à ne pas nous arrêter une fois de plus sur des sujets directement liés au confinement, déjà probablement éprouvés par les participants, mais à nous concentrer plutôt sur le pendant numérique d’une problématique souvent rencontré par des facilitateurs ou des animateurs de réunions à distance : comment faire pour maintenir l’attention d’un groupe-ressource pendant un atelier d’idéation à distance, et donc éviter de créer des décrocheurs ?
Nos réflexes sont mis à mal par la transposition de notre activité dans le numérique : passés les cinq participants, et à cause des délais de transmission, il devient compliqué de pouvoir utiliser l’audio de manière efficace ; de même, la vidéo perd de son sens dès qu’on approche la dizaine de participants. Impossible donc de ressentir le niveau d’énergie d’un groupe et d’adapter notre animation en fonction… Nous devons explorer de nouvelles manières de faire et peut-être même de nouveaux horizons !
Pour ce faire, et armé de notre problématique, nous avons choisi de dérouler un processus assez simple inspiré des grandes lignes du CPS (Creative Problem Solving), en commençant par un brainstorming élaboré en cinq inspirations, suivi d’un regroupement puis d’une cristallisation des apprentissages sous forme de fiches solutions simplifiées.
Avec Bernard, notre expérience avec nos collègues d’ÉS nous a montré l’intérêt de les aider à s’approprier Klaxoon, avant même que la rencontre ne commence. Aussi, quelques jours avant notre rendez-vous, nous leur avons transmis un document d’auto-formation visuelle à Klaxoon en quelques diapositives et l’ouverture d’un tableau ouvert directement sur l’outil, à des fins de test en condition réelle. En consultant les visites de la page Klaxoon, j’ai vite été rassuré de voir que les participants avaient effectivement commencé à explorer les possibilités de l’outil.
Le Jour J arrive ! Écrans Parlote
Après un accueil des participants par Valérie, puis un check in qu’il anime, Bernard invite les participants à se retrouver sur la page Klaxoon annoncée, où il commence par me présenter avant de me laisser le champs libre.
Constellation
La première activité de notre séquence, la bien-nommée Constellation. Sous les yeux des participants, une sorte de cible portant en son centre un artefact représentant le facilitateur, ce dernier invitant chaque participant à créer son artefact sous la forme d’un post-it.
A chaque phrase énoncée par le facilitateur, les post-it se mettent en mouvement : le but pour chacun consiste, soit à s’approcher du centre de la cible s’il est en accord, soit à s’en éloigner proportionnellement à son désaccord.
Cette activité très visuelle permet simplement et rapidement de capter collectivement l’énergie du groupe, tout en convergeant de plus en plus vers la thématique de la suite de la séquence (de « je déborde d’énergie » à « j’ai la certitude qu’il est possible d’améliorer notre animation des ateliers à distance », il y a une certaine marge).
Comment pourrait faire un facilitateur pour garder en éveil les participants pendant une session à distance ?
Nous rentrons ensuite dans le vif du sujet avec un brainstorm d’une trentaine de minutes.
La première étape consiste à produire individuellement des premières idées. Leurs post-it produits ne sont vus que par moi et je les leur montrerai dans un second temps.
Un World Café sur Klaxoon !
Après cette première à l’aveugle, je les invite à se répartir sur trois tables virtuelles, directement dessinées sur le tableau blanc de Klaxoon. Un jeu silencieux de post-it avec des noms se met en place pour que chacun trouve sa place. Ce n’est qu’à ce moment-là que je répartis sur les trois tables les quarante idées émises par les participants : c’est le moment du World Café.
Rebondissant sur les post-it présents devant chacun, et sous mes relances de facilitateur (« et si vous aviez un super pouvoir ? », « et si votre groupe était composé d’enfants de cinq ans ? », etc), les idées se multiplient et deviennent farfelues. Tant mieux, c’est ce que l’on cherche !
Consolidation
L’étape suivante commence par la suppression pure et simple des tables virtuelles pour consolider l’ensemble des idées et poursuivre par une nouvelle question : « comment pourrions-nous faire pour décrocher les participants d’un atelier à distance ? ». Ces nouveaux-post-it, créés en rose dans une couleur différente, seront ensuite inversés pour faire émerger du positif.
Pour finir (en beauté), chacun se munit d’un objet, préalablement demandé, porteur d’une odeur fortement évocatrice : le but est de jouer avec nos sens, nos émotions, nos souvenirs, pour faire émerger des idées plus personnelles et différentes. L’association, le lien, le rebondissement, c’est ce que porte cette exploration des sens.
Devant le mur de post-it se dressant alors devant lui, chaque participant dispose de trois « likes » – l’équivalent des gommettes – pour désigner les idées qui lui semble les plus pertinentes.
Regroupement : les patates
Il restera à ajouter les post-it « joker », désignés par une couleur différente et représentant les vrais coups de cœur (à hauteur d’un seul et unique par participant). De ce vote découle la phase de regroupement, ou plus précisément de patates comme dirait Bernard, permettant de faire apparaître cinq grandes thématiques de solutions potentielles à notre problématique.
Cette étape, parfois compliquée dans des ateliers en présentiel en fonction de la taille du groupe, se révèle d’autant plus délicate lorsque les échanges se limitent à des post-it se déplaçant comme par magie devant soi, un spectacle très particulier vu du facilitateur !
Les fiches-solutions
Les idées ayant émergé, puis convergé vers ces grands regroupements, il est désormais temps de cristalliser nos apprentissages sur des fiches-solutions individualisées pour l’occasion.
Chaque participant est amené à se saisir d’un espace de travail, symbolisé par un bloc coloré rappelant la question fondamentale et arborant 4 pistes d’exploration inspirées d’un exercice d’Abstraction Laddering (Pourquoi, et Comment ?) et pouvant trouver des liens avec un outil plus technique nommé le SADT (Structured Analysis and Design Technique).
Chacun, retrouvant sa liberté individuelle le temps de quelques minutes, est invité à sélectionner un ensemble d’idées faisant partie des grandes thématiques pour exposer une solution possible, selon lui, à la problématique.
Après une bonne dizaine de minutes, les participants réussissent à compléter pas moins de 11 fiches-solutions qui seront autant de défis personnels à relever et d’idées de thématiques à creuser lors des prochaines rencontres des Facilitateurs d’Alsace.
La séance se termine par un check out animé par Bernard qui propose ensuite aux participants qui le souhaitent, de rester connecter pour un apéro parlote à distance. Mais ça, c’est une autre histoire 🙂
